Privacyverklaring (tbv internet)

De afdeling Twentebad, Hengelo Sport en Sportverhuur van de gemeente Hengelo houdt diverse persoonsgegevens bij. Dat doen we onder andere bij het zwemonderwijs (leerlingvolgsysteem), de administratie van de abonnementen, informatie welke kinderen nog geen zwemdiploma hebben bij het schoolzwemmen van Hengelo Sport en gegevens die nodig zijn voor de verhuur van accommodaties en materialen.
Vanuit die werkzaamheden beschikken we over een hoeveelheid persoonsinformatie.

Wij zijn ons bewust van de grote verantwoordelijkheid om zorgvuldig met deze informatie om te gaan. In deze privacyverklaring geven wij u inzicht in de uitgangspunten die wij toepassen bij de verwerking van uw persoonsgegevens.

Inleiding

Wat zijn persoonsgegevens?

Bij persoonsgegevens kunt u denken aan: uw naam, adres, geboortedatum, telefoonnummer en e-mailadres. Dit soort gegevens verkrijgen wij van u als u zich bijvoorbeeld inschrijft voor een abonnement of uw kind opgeeft voor zwemlessen. Ook als u een van onze websites (www.twentebad.nl en www.hengelosport.nl) bezoekt, verstrekt u ons in sommige gevallen persoonsgegevens. Bijvoorbeeld in de vorm van een IP-adres of via een cookie waarmee bepaalde voorkeuren worden geregistreerd.

Van wie verwerken we persoonsgegevens?

Van alle personen met wie we contact hebben of die onze website bezoeken, kunnen we persoonsgegevens verwerken. Ook verwerken we persoonsgegevens van contactpersonen (bijvoorbeeld van verenigingen), personeelsleden en leveranciers.

Waarvoor gebruiken we uw persoonsgegevens?

Wij gebruiken uw persoonsgegevens voor een efficiënte en effectieve dienstverlening, veiligheid en voor het optimaliseren van de bedrijfsvoering, in het bijzonder voor:

·         Het leerlingvolgsysteem van het zwemonderwijs

·         De (financiële) administratie van zwemlessen, abonnementen, persoonlijke meerbadenkaarten, verhuur en groepslessen waar een inschrijving voor nodig is.

·         Voor interne analyses waarmee we onze dienstverlening verbeteren.
Hierbij kunt u denken aan het optimaliseren van de openingstijden na analyse van data rondom bezoek.

·         Voor communicatieactiviteiten. Op basis van gegevens uit interne, externe bronnen en uw bezoek aan onze webpagina’s kunnen wij u passende en gerichte informatie sturen, bijvoorbeeld via post, telefoon of internet (bijvoorbeeld onze zwembadapp en nieuwsbrief).

Hoe gaan we met uw persoonsgegevens om?

Zorgvuldig, veilig en vertrouwelijk. Zo gaan wij met uw persoonsgegevens om. Bovendien kunt u ons altijd vragen hoe we met gegevens omgaan én kunt u inzage vragen in uw gegevens. Staan uw gegevens verkeerd geregistreerd? Dan passen we ze aan.

Veilig

Uw persoonsgegevens zijn bij ons in goede handen. Wij zorgen ervoor dat uw gegevens goed beveiligd zijn. Veilige internettransacties hebben daarbij bijzondere aandacht. Internetcriminelen worden immers steeds slimmer.

Vertrouwelijk

Het Twentebad/Hengelo Sport/Sportverhuur heeft een bijzondere organisatievorm.
Wij vallen 100% onder de gemeente Hengelo. Meestal merkt u daar niet veel van. Op de achtergrond zijn een aantal zaken hierdoor wel extra goed geregeld. Zo draaien onze applicaties op de goed beveiligde servers van de gemeente Hengelo. Voor extra informatie over de privacy en de gemeente Hengelo verwijzen we u naar www.hengelo.nl. 
Binnen de gemeenten is het college van burgemeester en wethouders verantwoordelijk voor de zorgvuldige omgang met persoonsgegevens. Daarnaast is ieder afdelingshoofd (Twentebad, Hengelo Sport en sportverhuur zijn samen een afdeling van de gemeente Hengelo) verantwoordelijk voor een goede omgang met persoonsgegevens binnen zijn of haar afdeling. 

Al onze eigen medewerkers hebben een ambtseed of ambtsgelofte afgelegd en zijn verplicht tot geheimhouding. Dat betekent dat wij zorgvuldig omgaan met de gegevens die u ons toevertrouwt. Alleen geautoriseerd personeel mag uw gegevens verwerken.

Binnen de gemeente is een functionaris aangesteld die toezicht houdt op de naleving van de privacywetgeving. Dit is de functionaris voor gegevensbescherming (FG). Onderdeel van de taken van de FG is het beantwoorden van privacygerelateerde vragen.

Beveiligen van informatie en persoonsgegevens

De gemeenten in Nederland hebben zich middels een convenant verplicht te houden aan een minimaal niveau van informatiebeveiliging. Deze regels zijn vastgelegd in de Baseline Informatiebeveiliging Nederlandse Gemeenten (BIG). In deze baseline is opgenomen hoe de gemeente omgaat met de beveiliging van informatie.

Toezicht op het verwerken van persoonsgegevens

De regels over het beschermen van uw persoonsgegevens zijn vastgelegd in de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). De Autoriteit Persoonsgegevens (AP) ziet erop toe dat deze wet wordt nageleefd. Zie ook https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/

Wat doen Twentebad/Hengelo Sport/Sportverhuur met uw gegevens?

Wat doen we bij fraude en misbruik?

Bij fraude of misbruik kunnen wij uw persoonsgegevens doorgeven aan politie en justitie of aan medewerkers die verantwoordelijk zijn voor de veiligheid en de handhaving van bedrijfsregels. Het kan bijvoorbeeld gaan om persoonsgegevens, om opnames van beveiligingscamera’s of om IP-adressen van websitebezoekers. Ook bij strafbare zaken zoals het bedreigen van een medewerker hebben wij het recht om informatie door te geven.

Bezoek aan de website

Wij hebben twee verschillende websites. Die van Twentebad en die van Hengelo Sport. Als u een van onze websites bezoekt, registeren we uw IP-adres, bezoekgegevens en cookies. Hieronder leest u waarvoor we deze gegevens gebruiken.

Wat doen we met uw IP-adres?

Iedereen die internet gebruikt, heeft een IP-adres. Ook als u surft met uw mobiele telefoon. Zonder IP-adres kunt u niet internetten. Per 25 mei 2018 , bij de inwerkingtreding van de AVG,  worden alle inkomende IP-adressen geanonimiseerd.

Wat doen we met uw bezoekgegevens?

Op onze websites worden algemene bezoekgegevens bijgehouden, zoals de meest bezochte pagina's. Met deze informatie kunnen we de indeling op onze website verbeteren. Ook kunnen deze gegevens worden gebruikt om meer gerichte informatie op de site te zetten. Zo kunnen we onze dienstverlening verder verbeteren.

We registreren ook hoe bezoekers door de websites klikken. Deze gegevens worden alleen intern opgeslagen en bewerkt. Ze worden gebruikt voor statistische analyses van bezoekgedrag.

Wat zijn cookies?

Een cookie is een klein bestand met gegevens dat op uw computer wordt opgeslagen als u een website voor het eerst bezoekt. Cookies kunnen door ons worden geplaatst en uitgelezen. Dankzij cookies hoeft u sommige informatie niet steeds opnieuw in te voeren als u een website opnieuw bezoekt. Er zijn verschillende soorten cookies, waaronder sessiecookies en permanente cookies. Sessiecookies worden van uw computer verwijderd zodra u uw webbrowser (bijvoorbeeld Internet Explorer, Firefox of Safari) afsluit. Permanente cookies blijven op uw computer staan, ook na afsluiten van uw webbrowser. Bij elk volgend bezoek vanaf die computer, tablet of mobiele telefoon wordt deze cookie herkend.

Waarom gebruiken wij cookies?

Wij plaatsen zowel sessie- als permanente cookies. Met een cookie weten we welke pagina’s u op onze websites heeft bezocht. Daarnaast zijn cookies nodig om transacties te kunnen doen met ons. Zoals het opwaarderen van een meerbadenkaart. Zonder cookies is dat niet mogelijk. U kunt zelf uw cookie-instelling bepalen: op niveau basis, persoonlijk of compleet. Het plaatsen van cookies helpt ons ook om onze websites te optimaliseren en gebruikersvriendelijker te maken.

Kunt u uw cookies blokkeren?

U kunt cookies op uw computer blokkeren. Websites kunnen hierdoor wel trager werken of zelfs helemaal niet. Ook inloggegevens worden niet onthouden.

Uw rechten

Wat zijn uw rechten?

U kunt ons altijd vragen welke persoonsgegevens bij ons bekend zijn. Ook kunt u ze laten corrigeren als ze niet juist zijn. Als u niet wilt dat wij uw gegevens gebruiken voor persoonlijke informatie of nieuwsbrieven kunt u dit aangeven.

Wilt u uw persoonsgegevens inzien?

U heeft het wettelijke recht op inzage in de persoonsgegevens. Een verzoek hiervoor kan schriftelijk worden ingediend. Vaak zullen we contact opnemen om duidelijk te krijgen welke gegevens u precies wilt zien, zodat u antwoord krijgt op uw vraag.

Wilt u uw persoonsgegevens corrigeren?

Als uw persoonsgegevens niet kloppen, kunt u ons vragen om deze gegevens aan te passen. Dit noemen we het recht van correctie. 

Wilt u uw gegevens laten verwijderen?

U hebt het wettelijke recht te vragen gegevens te verwijderen. Het verwijderen van gegevens is niet altijd mogelijk. Zo is het niet mogelijk om je gegevens uit de Basisregistratie personen te laten verwijderen. Daarnaast is de gemeente gebonden aan wettelijke bewaartermijnen. Alleen wanneer er geen wettelijke noodzaak meer is voor het bijhouden van uw gegevens, kunnen deze verwijderd worden. Denk hierbij aan het vernietigen van uw gegevens na een sollicitatie.

Als het niet gaat zoals het hoort

Datalekken

Ondanks onze inspanningen komen incidenten helaas voor. Denk aan het verkeerd adresseren van een e-mail of brief, een website waar te veel informatie op staat of een dossier dat kwijtraakt. In deze gevallen kan sprake zijn van een datalek. Het is van belang dat wij daar zo snel mogelijk van op de hoogte wordt gesteld. We kunnen dan maatregelen treffen om erger te voorkomen en willen indien nodig de betrokken personen informeren over het verlies.

Mochten uw gegevens betrokken zijn bij een datalek, dan:

·         informeren we u dat dit is gebeurd en welke informatie is gelekt;

·         vertellen we welke maatregelen wij hebben getroffen om schade te voorkomen en welke maatregelen u zelf kunt treffen;

·         documenteren we alle relevante informatie, zodat we u kunnen helpen mocht u door het datalek schade ondervinden.

Mocht u het vermoeden hebben dat er sprake is van een datalek, meld dit dan direct. Dit kunt u telefonisch doen via het nummer 14074 en via het formulier 'melden datalek'.

Heeft u nog vragen?

Met deze privacyverklaring willen we u informeren over hoe we omgaan met persoonsgegevens. Omdat privacy een veelomvattend thema is en soms erg specifiek, bevat deze privacyverklaring niet alle informatie. Mocht u specifieke vragen hebben over een casus of dossier, dan kunt u hiervoor allereerst bij uw contactpersoon om informatie vragen. Weet u niet wie dat is, wilt u dit niet of heeft u geen contactpersoon, dan kunt u ook direct onze FG benaderen.

Vragen over privacy/gegevensbescherming kunt u ook stellen via het 'reactieformulier'.

Contact

Vraag over gegevensbescherming: reactieformulier

Melding van een incident of datalek: formulier melden datalek of telefonisch via 14 074

Vragen aan de FG: mailen via gemeente@hengelo.nl of telefonisch via 14 074